I. Mô tả

Quy trình cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 đối với thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh cho phép người có yêu cầu về thủ tục hành chánh điền và gửi trực tuyến hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch đến Sở Tư pháp. Quá trình xử lý hồ sơ sẽ được xử lý trên môi trường mạng. Việc thanh toán phí và nhận kết quả sẽ thực hiện trực tiếp tại Sở Tư pháp.

II. Phạm vi

Sở Tư pháp cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 cho các loại thủ tục sau:
- Cấp bản sao trích lục khai sinh, khai tử, kết hôn từ năm 1953 trở về trước.
- Cấp bản sao trích lục khai sinh, khai tử, kết hôn từ bản án thế vì khai sinh, khai tử và kết hôn của Tòa Sơ thẩm Sài Gòn, Sơ thẩm Gia Định, Hòa giải Sài Gòn trước 1975.
- Cấp bản sao trích lục hộ tịch các việc đã đăng ký tại Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh và Sở Tư pháp trước ngày 01/01/2016.
III. Quy trình nộp hồ sơ

Để sử dụng dịch vụ công trực tuyến đối với dịch vụ cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh, người yêu cầu thực hiện các thao tác sau:
Bước 1: Truy cập vào Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh tại địa chỉ http://sotuphap.hochiminhcity.gov.vn/
- Nhấn chuột tại biểu tượng Hoặc truy cập trực tiếp vào Trang đăng ký hộ tịch trực tuyến của Bộ tư
pháp tại địa chỉ https://hotichtructuyen.moj.gov.vn/ Hoặc truy cập vào Trang dịch vụ công trực tuyến của Thành phố tại địa chỉ: https://dichvucong.hochiminhcity.gov.vn/
Bước 2: Chọn tỉnh/thành giải quyết hồ sơ: "Thành phố Hồ Chí Minh"
- Chọn dịch vụ đăng ký: "Cấp bản sao trích lục hộ tịch"
- Chọn đơn vị giải quyết hồ sơ: "Sở Tư pháp thành phố Hồ Chí Minh"
Bước 3: Nhập thông tin Tờ khai đăng ký
- Trước khi nhập thông tin Tờ khai đăng ký cần lưu ý một số nội dung sau:
+ Tìm hiểu kỹ quy trình giải quyết thủ tục hành chính trên Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp tại địa chỉ: http://sotuphap.hochiminhcity.gov.vn/
+ Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu
+ Quét (scan), chụp các loại giấy tờ hộ tịch cần sao lục (nếu có). Chất lượng của file quét phải đảm bảo để Bộ phận tiếp nhận và thụ lý hồ sơ có thể đọc được.
- Nhập thông tin Tờ khai đăng ký:
+ Nhập các thông tin theo yêu cầu, các trường thông tin có dấu (*) là bắt buộc phải nhập
+ Nhập file hồ sơ đính kèm: Chọn tệp tin tương ứng với từng loại hồ sơ, giấy tờ đã chuẩn bị ở trên

+ Đánh dấu tại ô "Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên" thì hồ sơ chính thức được chuyển đến Bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Bước 4: Kiểm tra, xác nhận thông tin tờ khai gửi đến cơ quan tiếp nhận.
Bước 5: Nhận mã số đăng ký và kết thúc thủ tục. Người yêu cầu cần ghi lại mã số để tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ, đóng phí và nhận kết quả.

IV.Quy trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ

1. Truy cập vào Trang thông tin điện tử tiếp nhận hồ sơ nộp trực tuyến:
Phòng Hộ tịch- Quốc tịch trực tiếp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch tại Trang hệ thống thông tin quản lý hộ tịch Bộ Tư pháp tại địa chỉ https://hotich.moj.gov.vn/.  Trước khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành kiểm tra, xác thực hồ sơ. Nếu thông tin không hợp lệ, không xác thực thì sẽ từ chối tiếp nhận hồ sơ qua trang đăng ký trực tuyến.
2. Theo dõi quá trình thụ lý hồ sơ: Trong quá trình thụ lý hồ sơ, khi có vấnđề phát sinh, nếu thấy cần phải thông báo đến người nộp hồ sơ, Bộ phận thụ lý hồ sơ sẽ thông báo đến số điện thoại liên lạc hoặc email của người yêu cầu
3 Người yêu cầu cũng có thể tra cứu kết quả giải quyết hồ sơ, hoặc điều chỉnh, bổ sung yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính đã cập nhật nếu có thông báo từ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Người sử dụng nhấn chuột tại biểu tượng "tra cứu", khai báo các thông tin theo yêu cầu và thực hiện điều chỉnh, bổ sung Tờ khai đăng ký hoặc bổ sung thông tin theo yêu cầu.
3. Sau khi xử lý hồ sơ nộp trực tuyến, Phòng Hộ tịch- Quốc tịch Sở Tư pháp chuyển kết quả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp để trả kết quả cho người yêu cầu. Việc giao nhận phải thông qua sổ giao nhận.

V. Quy trình nhận kết quả

Sau thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch được tiếp nhận thành công (nhận được mã số đăng ký), người yêu cầu đến Sở Tư pháp đóng phí 8000đ/bản sao trích lục và nhận kết quả. Khi đến Sở Tư  pháp cần mang các giấy tờ sau:

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.
- Giấy tờ ủy quyền ( Trong trường hợp ủy quyền nhận bản sao trích lục hộ tịch): Văn bản ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng,
chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.

- Trường hợp yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người đã chết thì người yêu cầu nộp giấy tờ chứng minh sự kiện chết, giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người có tên trong trích lục hộ tịch được yêu cầu cấp bản sao. Trong trường hợp không có giấy tờ chứng minh sự kiện chết thì người yêu
cầu phải cam kết về việc người đó đã chết nhưng không có khai tử (cam kết không yêu cầu phải có công chứng, chứng thực)./.

SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH