Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được triển khai mạnh mẽ trong hoạt động quản lý nhà nước, dữ liệu ngày càng trở thành nền tảng quan trọng cho công tác điều hành, phục vụ người dân và doanh nghiệp. Đối với ngành Tư pháp, dữ liệu công chứng và dữ liệu hộ tịch là hai nguồn dữ liệu đặc thù, có giá trị pháp lý cao, gắn trực tiếp với quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân. Thực tiễn đặt ra yêu cầu phải đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác chia sẻ, khai thác các nguồn dữ liệu này theo hướng đồng bộ, hiệu quả và phục vụ tốt hơn cho công tác quản lý nhà nước.

Thực tế cho thấy, trong nhiều năm trước đây, dữ liệu công chứng và dữ liệu hộ tịch chủ yếu được quản lý phân tán, khai thác theo từng lĩnh vực, từng đơn vị, việc chia sẻ thông tin còn hạn chế. Điều này dẫn đến tình trạng trùng lặp thông tin, mất nhiều thời gian xác minh, người dân phải cung cấp lại những giấy tờ đã có trong hệ thống quản lý nhà nước. Trong bối cảnh khối lượng giao dịch dân sự, hành chính ngày càng gia tăng, cách thức quản lý truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế, không còn phù hợp với yêu cầu thực tiễn.

Xuất phát từ yêu cầu đó, Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh xác định việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác chia sẻ dữ liệu công chứng và dữ liệu hộ tịch là nhiệm vụ trọng tâm, mang tính nền tảng. Chuyển đổi số trong lĩnh vực này không chỉ là số hóa dữ liệu mà quan trọng hơn là tạo lập khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý, giải quyết công việc và phục vụ người dân.

Đối với dữ liệu công chứng, việc tăng cường chia sẻ dữ liệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, đồng thời góp phần phòng ngừa rủi ro pháp lý trong các giao dịch dân sự. Khi dữ liệu công chứng được cập nhật kịp thời, khai thác thống nhất, việc tra cứu thông tin trở nên thuận lợi hơn, hạn chế tình trạng công chứng trùng lặp, bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch. Thực tiễn cho thấy, dữ liệu công chứng nếu được khai thác hiệu quả sẽ là công cụ quan trọng hỗ trợ công tác quản lý, thanh tra, kiểm tra và dự báo các vấn đề phát sinh trong lĩnh vực dân sự, kinh tế.

Đối với dữ liệu hộ tịch, đây là nguồn dữ liệu phản ánh đầy đủ các sự kiện pháp lý cơ bản của cá nhân, có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý dân cư và giải quyết thủ tục hành chính. Việc đẩy mạnh chia sẻ dữ liệu hộ tịch giúp giảm đáng kể thời gian xác minh thông tin, hạn chế yêu cầu người dân phải xuất trình nhiều loại giấy tờ, đồng thời nâng cao độ chính xác, thống nhất của thông tin giữa các cơ quan, đơn vị. Thực tiễn triển khai cho thấy, khi dữ liệu hộ tịch được chia sẻ hiệu quả, việc giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến nhân thân trở nên nhanh chóng, thuận lợi và minh bạch hơn.

Chuyển đổi số trong công tác chia sẻ dữ liệu công chứng và hộ tịch cũng góp phần thay đổi phương thức làm việc của cơ quan quản lý. Từ chỗ xử lý công việc dựa nhiều vào hồ sơ giấy, kinh nghiệm cá nhân, nay từng bước chuyển sang xử lý trên môi trường số, dựa trên dữ liệu được cập nhật, kết nối và khai thác có hệ thống. Đây là bước chuyển quan trọng, giúp nâng cao tính chuyên nghiệp, kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động quản lý nhà nước về tư pháp.

Tuy nhiên, thực tiễn cũng cho thấy việc chia sẻ dữ liệu công chứng và hộ tịch đặt ra yêu cầu cao về trách nhiệm quản lý, khai thác và sử dụng dữ liệu. Dữ liệu trong lĩnh vực tư pháp là dữ liệu có tính nhạy cảm, do đó việc chia sẻ phải được thực hiện trên nguyên tắc đúng mục đích, đúng thẩm quyền, bảo đảm an toàn, bảo mật. Chuyển đổi số trong công tác chia sẻ dữ liệu không cho phép làm nhanh, làm ồ ạt mà đòi hỏi sự thận trọng, đồng bộ giữa kỹ thuật, quy trình và con người.

Trong thời gian tới, Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh tiếp tục đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác chia sẻ dữ liệu công chứng và dữ liệu hộ tịch theo hướng thực chất, hiệu quả. Trọng tâm là nâng cao chất lượng dữ liệu; tăng cường khả năng kết nối, chia sẻ phục vụ công tác quản lý và giải quyết thủ tục hành chính; đồng thời nâng cao nhận thức, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức trong quản lý và khai thác dữ liệu.

Việc đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác chia sẻ dữ liệu công chứng và dữ liệu hộ tịch không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về tư pháp mà còn trực tiếp mang lại lợi ích thiết thực cho người dân, doanh nghiệp. Khi dữ liệu được chia sẻ đúng cách, đúng mục tiêu, chuyển đổi số sẽ thực sự trở thành công cụ phục vụ, hướng tới nền hành chính hiện đại, minh bạch và lấy người dân làm trung tâm.

Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh